Strategi Pengadaan Satu Atap: Keunggulan Operasional dari Konsolidasi Pemasok Bahan dan Peralatan Gigi

Jika sebuah praktik ingin tetap produktif dan meminimalkan pengeluaran, praktik tersebut memerlukan proses pemesanan persediaan yang terbaik. Cara terbaik untuk mencapainya adalah melalui sistem pembelian "satu atap". Ini merupakan praktik di mana satu entitas menjadi sumber bagi semua pesanan yang diajukan oleh sebuah klinik gigi. Sebuah scanner gigi praktik yang ingin menerapkan metode satu atap dapat melakukannya bersama Gusrom dengan cara yang mudah, hemat biaya dan waktu, serta sekaligus meningkatkan efisiensi praktik; mari kita bahas bagaimana manajemen rantai pasok dapat disederhanakan dalam sebuah praktik serta potensi permasalahan yang mungkin muncul.

Menyederhanakan rantai pasok: Pendekatan satu pemasok

Menggunakan satu sumber pasokan untuk praktik kedokteran gigi Anda dapat secara signifikan mengubah operasional Anda. Dalam sebuah praktik yang membutuhkan bor gigi, kursi gigi, serta bahan pembersih, seseorang dapat memutuskan untuk memesan seluruh perlengkapan dari satu sumber saja—misalnya Gusrom—daripada dari sejumlah perusahaan berbeda. Hal ini menyederhanakan sistem pembelian; tidak hanya menguntungkan karena waktu yang dihabiskan untuk menelusuri berbagai katalog atau situs web guna menyelesaikan pesanan menjadi lebih sedikit, tetapi juga menghemat waktu praktik. Karena hanya diperlukan satu pesanan, praktik dapat dengan cepat melakukan dan melacak pesanan tersebut. Pengendalian biaya pun menjadi jauh lebih baik, dibandingkan mengeluarkan uang secara tidak perlu untuk pengiriman terpisah yang mungkin terlupakan atau justru menimbulkan biaya tambahan akibat pembelian ulang padahal barang tersebut seharusnya sudah tersedia dalam persediaan. Pemesanan secara terpisah berarti menerima beberapa tagihan, bukan hanya satu. Proses pemesanan perlengkapan dari lebih dari satu sumber sering kali menimbulkan biaya pengiriman tambahan karena pesanan tiba pada waktu yang berbeda-beda; satu-satunya kelemahan sistem pemesanan dari satu pemasok adalah bahwa ketika pesanan dari satu pemasok dikirimkan secara terpisah, biaya pengiriman tetap timbul; oleh karena itu, sistem semacam ini biasanya mengirimkan seluruh pesanan sekaligus, sehingga rentang waktu antara pengiriman dan kedatangan pesanan kemungkinan lebih lama dibandingkan jika pesanan dilakukan secara terpisah.

Hal yang sama juga dikatakan mengenai membangun hubungan dengan pemasok; begitu suatu pesanan dilakukan kepada satu perusahaan untuk seluruh kebutuhan Anda, pemasok tersebut akan menjadi akrab dengan praktik Anda, kebutuhan Anda, serta dapat lebih baik merekomendasikan produk yang paling sesuai bagi anggota praktik Anda; untuk memperbaiki kesalahan—misalnya penerimaan produk yang salah—dengan hanya memiliki satu orang kontak, masalah tersebut dapat ditangani secara lebih efisien; beberapa pemasok menawarkan diskon bagi pelanggan jangka panjang, yang berarti penghematan biaya; manfaat-manfaat ini tidak hanya mencakup penghematan waktu dan kesalahan, tetapi juga uang. Memiliki hanya satu sumber untuk pemesanan perlengkapan berarti Anda juga mengetahui secara pasti perlengkapan mana yang kurang dan mana yang perlu diganti guna mencegah kekosongan stok di ruang penyimpanan selama jam kerja kantor yang padat; secara ringkas, sistem satu atap—yakni gagasan bahwa seluruh perlengkapan berasal dari satu sumber—dapat menyelamatkan hari Anda sekaligus menghemat sejumlah besar uang.

Masalah apa saja yang dihadapi praktik kedokteran gigi terkait pemasok?

Banyak praktik mengalami masalah dengan pemasok mereka. Sebagai contoh, proses pemesanan dan pelacakan pesanan. Karena pemasok berasal dari berbagai tempat, sering kali mudah lupa pesanan mana yang harus diselesaikan pada waktu tertentu—yang pada akhirnya menyebabkan keterlambatan atau kekurangan pasokan di periode sibuk, seperti saat ruang praktik penuh sesak. Printer 3D gigi persediaan yang hilang, seperti sarung tangan.

Faktor utama lain yang perlu diperhatikan anggota praktik adalah biaya. Pemasok membebankan harga yang bervariasi untuk setiap barang, sehingga membuat praktik kesulitan memperoleh nilai optimal atas pengeluaran mereka. Meskipun ada yang berpendapat bahwa waktu yang digunakan untuk menganalisis harga dapat menghemat waktu anggota praktik, dalam jangka panjang anggota praktik justru bisa menghabiskan banyak jam untuk membandingkan harga—dan pada akhirnya, usaha tersebut mungkin tidak sepadan.

Penggunaan beberapa pemasok menimbulkan berbagai masalah komunikasi; pesan sering kali terlewat atau dilupakan, barang yang salah dapat dikirim dan pada akhirnya menyebabkan banyak waktu terbuang serta frustrasi yang luar biasa; mengelola banyak akun pemasok yang berbeda bisa sangat rumit, apalagi masing-masing pemasok memiliki kebijakan tersendiri yang harus disesuaikan—hal ini menjadi sangat membebani bagi satu praktik dalam mengelola tugas semacam ini. Ketika satu pemasok mengubah ketentuan mereka, mereka umumnya memberikan pemberitahuan yang memadai, sehingga perubahan tersebut akan memberikan manfaat lebih langsung bagi praktik tersebut dalam jaringan pasokan tersebut dibandingkan manfaat yang diperoleh dari penambahan pemasok lain.

Poin-poin ini menjelaskan mengapa pemesanan satu atap (one-stop order) merupakan solusi sederhana yang dapat membuat pengelolaan kebutuhan praktik jauh lebih hemat waktu dan jauh lebih mudah dikelola.

Mengkonsolidasikan sumber pasokan merupakan prinsip yang secara luas diakui dalam bidang kedokteran gigi, yang bertujuan menyederhanakan proses pengadaan barang serta menghemat waktu dan biaya praktik; dokter gigi dapat memperoleh peralatan yang dibutuhkan—mulai dari bahan tambal gigi hingga instrumen—dari satu perusahaan saja, seperti Gusrom; metode ini menghemat biaya karena perusahaan tersebut memberikan diskon untuk pembelian dalam jumlah besar. Selain itu, biaya pengiriman terpisah pun dihilangkan, mengingat Gusrom mengirimkan seluruh pesanan dalam satu kali pengiriman; sehingga biaya tambahan pun dapat dihemat lebih lanjut. Hal ini memungkinkan anggota praktik mengalokasikan waktu berharga mereka untuk melayani pasien, alih-alih membandingkan berbagai penawaran dari banyak pemasok; akibatnya, tidak diperlukan lagi pelacakan waktu maupun pemesanan persediaan; risiko kehabisan stok selama periode sibuk pun berkurang secara signifikan; kesimpulannya, distributor satu atap (one-stop supply dealers) menekan biaya sekaligus meningkatkan kinerja praktik.

Hal ini juga dapat memengaruhi kinerja praktik dalam membeli peralatan berkualitas tinggi, dengan berinvestasi pada pemasok berpengalaman dan terpercaya seperti Gusrom, yang menyediakan semua jenis mesin dental CAD/CAM , praktik kedokteran gigi dapat meningkatkan tingkat layanan dengan membeli peralatan berkualitas lebih tinggi serta meningkatkan kualitas pelayanan kedokteran gigi yang diberikan; suatu praktik membutuhkan pasokan berbagai macam alat dan instrumen, seperti yang ditawarkan Gusrom, guna menjalankan tugasnya dan memastikan pelayanan pasien yang baik. Sistem dukungan pelanggan yang disediakan pemasok terkemuka juga memiliki signifikansi besar, sehingga anggota praktik memiliki kemampuan untuk dengan cepat dan mudah menyelesaikan setiap kekhawatiran; testimoni dapat memberikan wawasan mengenai apakah perusahaan seperti Gusrom mampu memenuhi kebutuhan praktik secara memadai.

Bahkan dengan semua tindakan pencegahan yang telah diambil, komplikasi tertentu tetap dapat terjadi.

Kesalahan pengiriman memang terjadi, dan seseorang perlu memberikan waktu bagi diri sendiri serta Gusrom untuk memperbaiki masalah tersebut serta memesan ulang sebelum stok menipis; pasokan berkualitas rendah diidentifikasi pada saat pengiriman; kemudian hal tersebut harus didokumentasikan. Masalah terkait harga juga dapat muncul; oleh karena itu, sangat penting untuk melakukan negosiasi guna menyepakati perjanjian yang mengikat demi menjaga kestabilan harga yang telah disepakati. Komunikasi terbuka tidak boleh diabaikan dalam membangun hubungan yang kuat, karena suatu kemitraan yang berlandaskan pertukaran kebutuhan bersama akan menciptakan saluran pasokan yang andal.