Einheitliche Beschaffungsstrategie: Operative Vorteile der Konsolidierung von Lieferanten für zahnmedizinische Materialien und Geräte

Wenn eine Praxis produktiv bleiben und ihre Ausgaben minimieren möchte, benötigt sie den besten Prozess für die Bestellung von Verbrauchsmaterialien. Der beste Weg hierfür ist ein „One-Stop“-Beschaffungssystem. Dabei handelt es sich um eine Praxis, bei der eine einzige Einheit die Quelle für alle Bestellungen einer zahnärztlichen Praxis darstellt. Eine zahnschleifer praxis, die die One-Stop-Methode einführen möchte, kann dies auf einfache, kostengünstige und zeitsparende Weise mit Gusrom realisieren – wodurch zudem die Effizienz der Praxis gesteigert wird. Lassen Sie uns erörtern, wie das Beschaffungsmanagement in einer Praxis vereinfacht werden kann sowie welche potenziellen Herausforderungen dabei auftreten können.

Vereinfachung der Lieferkette: Der Ansatz mit einem einzigen Lieferanten

Die Nutzung einer einzigen Bezugsquelle für Ihren zahnärztlichen Praxisbetrieb kann Ihre Abläufe erheblich verändern. In einer Praxis, die sowohl Bohrer, einen Behandlungsstuhl als auch Reinigungsartikel benötigt, könnte man sich entscheiden, sämtliche Artikel über einen einzigen Lieferanten wie Gusrom zu beziehen, anstatt bei zahlreichen verschiedenen Unternehmen zu bestellen. Dadurch wird das Beschaffungssystem vereinfacht: Nicht nur spart man Zeit, da nicht mehr lange in zahlreichen Katalogen oder auf diversen Websites nach Artikeln gesucht werden muss, um eine Bestellung abzuschließen – auch die Praxis gewinnt dadurch Zeit. Da nur eine einzige Bestellung erforderlich ist, lässt sich diese schnell aufgeben und verfolgen. Zudem behält man die Kosten deutlich besser im Griff, statt unnötig Geld für einzelne Sendungen auszugeben, die möglicherweise vergessen werden oder zu zusätzlichen Bestellgebühren führen, obwohl die Artikel bereits im Lagerbestand hätten sein sollen. Bei Einzelbestellungen erhält man zudem mehrere Rechnungen statt nur einer einzigen. Der Einkauf über mehrere Bezugsquellen führt häufig zu zusätzlichen Versandkosten, da die Bestellungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten eintreffen; der einzige Nachteil einer Bestellung beim Einzellieferanten besteht darin, dass bei einer allein versandten Bestellung eventuell höhere Kosten entstehen können. Daher versenden solche Systeme die Bestellung in der Regel vollständig – allerdings kann die Zeit zwischen Versand und Lieferung unter Umständen länger sein als bei Einzelbestellungen.

Dasselbe gilt für den Aufbau von Lieferantenbeziehungen: Sobald ein Auftrag bei einem Unternehmen für sämtliche Bedarfe platziert wird, ist der Lieferant mit Ihrer Praxis, Ihren Anforderungen vertraut und kann gezielt Produkte empfehlen, die am besten zu Ihren Praxismitgliedern passen; um etwaige Fehler – beispielsweise den Erhalt eines falschen Produkts – zu korrigieren, können diese bei nur einer Ansprechperson effizienter behoben werden; einige Lieferanten gewähren langjährigen Kunden Rabatte, was Kosteneinsparungen bedeutet; diese Vorteile umfassen nicht nur Zeit- und Fehlersparnis, sondern auch finanzielle Einsparungen. Wenn alle Materialien über eine einzige Quelle bezogen werden, weiß man zudem genau, welche Artikel fehlen und welche nachbestellt werden müssen, um einen leeren Lagerbestand während der geschäftigen Praxiszeiten zu vermeiden; zusammenfassend lässt sich sagen, dass das One-Stop-System – also die Idee, sämtliche Materialien von einer einzigen Quelle zu beziehen – nicht nur Zeit, sondern auch erhebliche Kosten spart.

Mit welchen Problemen sehen sich Zahnarztpraxen im Zusammenhang mit Lieferanten konfrontiert?

Viele Praxen stoßen bei ihren Lieferanten auf Probleme. Ein Beispiel hierfür ist die Aufgabe und Verfolgung von Bestellungen. Da Lieferanten aus den unterschiedlichsten Regionen stammen, ist es oft leicht, zu vergessen, welche Bestellung zu welchem Zeitpunkt abgeschlossen werden muss – was letztendlich zu Verzögerungen oder Engpässen in besonders geschäftigen Zeiten führt, etwa bei einem überfüllten Dental 3D-Drucker fehlenden Verbrauchsmaterialien wie Handschuhen.

Ein weiterer entscheidender Faktor, mit dem sich Praxismitarbeiter auseinandersetzen müssen, ist die Kostenfrage. Die Lieferanten berechnen für Artikel unterschiedliche Preise, was es für Praxen erschwert, aus ihren Ausgaben den bestmöglichen Wert zu ziehen. Zwar mag man meinen, dass die Zeit, die für die Preisanalyse aufgewendet wird, Praxismitarbeitern langfristig Zeit spart; doch im Laufe der Zeit können Praxismitarbeiter viele Stunden mit dem Vergleich von Preisen verbringen – und am Ende lohnt sich dieser Aufwand möglicherweise einfach nicht.

Die Nutzung mehrerer Lieferanten führt zu zahlreichen Kommunikationsproblemen; Nachrichten werden häufig übersehen oder vergessen, falsche Artikel können versandt werden und verursachen letztlich viel Zeitverschwendung sowie extreme Frustration; die Verwaltung vieler unterschiedlicher Lieferantenkonten kann komplex sein, wobei jeder Lieferant über seine eigenen Richtlinien verfügt, an die man sich jeweils anpassen muss – dies stellt für eine Praxis eine überwältigende Aufgabe dar. Wenn ein Lieferant seine Geschäftsbedingungen ändert, benachrichtigt er dies in der Regel rechtzeitig, und diese Änderung kommt einer Praxis innerhalb dieses Liefernetzwerks unmittelbarer zugute als zusätzliche Lieferanten es könnten.

Diese Punkte verdeutlichen, warum eine Komplettbestellung („One-Stop-Order“) eine einfache Lösung darstellt, die die Verwaltung des Praxisbedarfs deutlich zeitsparender und überschaubarer macht.

Die Bündelung der Beschaffungsquellen ist ein weit verbreitetes Prinzip in der Zahnmedizin, das darauf abzielt, den Praxisbetrieb zu vereinfachen und Zeit sowie Kosten bei der Beschaffung von Materialien einzusparen; Zahnärzte können ihre benötigten Geräte – von Füllungsmaterialien bis hin zu Instrumenten – von einem einzigen Unternehmen wie Gusrom beziehen; diese Vorgehensweise spart Geld, da das Unternehmen Rabatte für Großbestellungen gewährt. Zudem entfallen individuelle Versandkosten, da Gusrom sämtliche Artikel in einer einzigen Lieferung versendet; dadurch lassen sich weitere Kosten einsparen. So bleibt den Praxismitarbeitern mehr wertvolle Zeit für die Betreuung ihrer Patienten statt für den Vergleich zahlreicher Angebote verschiedener Lieferanten; folglich entfällt der Aufwand für Zeiterfassung und Bestellabwicklung; das Risiko einer Lagerverknappung in besonders geschäftigen Phasen verringert sich erheblich; zusammenfassend lässt sich sagen, dass Ein-Stop-Beschaffungsanbieter sowohl die Kosten senken als auch die Leistungsfähigkeit einer Praxis verbessern.

Dies kann sich auch auf die Leistungsfähigkeit der Praxis beim Kauf hochwertiger Ausrüstung auswirken, indem in erfahrene und zuverlässige Lieferanten wie Gusrom investiert wird, die alle Arten von zahnmedizinische CAD/CAM-Maschine investieren; Zahnarztpraxen können durch den Kauf hochwertigerer Geräte und die Verbesserung der Qualität der erbrachten zahnärztlichen Leistungen ihr Service-Level steigern; eine Praxis benötigt Vorräte an verschiedenen Werkzeugen und Instrumenten – wie sie Gusrom anbietet –, um ihre Aufgaben zu erfüllen und eine gute Patientenversorgung sicherzustellen. Das Kundensupport-System, das ein guter Lieferant bietet, ist ebenfalls von großer Bedeutung, sodass Praxismitglieder ihre Anliegen schnell und unkompliziert klären können; Kundenbewertungen geben Aufschluss darüber, ob ein Unternehmen wie Gusrom die Anforderungen einer Praxis ausreichend erfüllen kann.

Auch bei allen getroffenen Vorkehrungen können bestimmte Komplikationen dennoch auftreten.

Lieferfehler treten auf, und es ist notwendig, sich selbst sowie Gusrom Zeit einzuräumen, um solche Probleme zu korrigieren und erneut zu bestellen, bevor der Lagerbestand knapp wird; Lieferungen von minderwertigen Waren werden zum Zeitpunkt der Anlieferung identifiziert und müssen dann dokumentiert werden. Auch Preisprobleme können auftreten; daher ist es entscheidend, eine verbindliche Vereinbarung über die Festlegung der Preise auszuhandeln. Offene Kommunikation darf nicht vernachlässigt werden, um starke Geschäftsbeziehungen aufzubauen, denn eine Partnerschaft, die auf dem Austausch wechselseitiger Bedürfnisse beruht, gewährleistet zuverlässige Beschaffungskanäle.